Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Najda Consulting swoje dane osobowe, w tym naszych kontrahentów i ich pracowników, subskrybentów biuletynu informacyjnego, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Najda Consulting zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Najda Consulting siedzibą przy ul., Ks. Piotra Ściegiennego 27/14, 70-354 Szczecin. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: biuro@najdaconsulting.pl
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Najda Consulting to firma oferująca kompleksowe rozwiązania w zakresie pozyskiwania i rozliczania środków z Unii Europejskiej. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO. Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. |
Najda Consulting w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. |
– |
| Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Najda Consulting i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Najda Consulting i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO. Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO. Art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. |
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością Najda Consulting będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
- osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z Najda Consulting adwokatom i radcom prawnym w zakresie usług konsultingowych .
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa .
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Najda Consulting i wyłącznie zgodnie z jego postanowieniami.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Najda Consulting przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
- przenoszenia swoich danych osobowych.
Czy musisz podawać Najda Consulting swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Najda Consulting z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Najda Consulting lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe.
W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Najda Consulting danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.
